domino exchange     Domino / Notes migratie
     

Afgelopen jaren hebben we veel ervaring opgedaan met migraties van Domino naar een ander platform.
In de meeste gevallen betrof het migratie naar een MS Exchange/Outlook omgeving en had men naast mail ook diverse applicaties.

 

Mail

“Email is email”, hoorden we regelmatig in de praktijk. En de verwachting was dan min of meer dat na een keuze voor de juiste migratie-tool, een “druk op de knop” genoeg zou zijn om een succesvolle migratie te starten. Dit blijkt echter een te makkelijke veronderstelling te zijn.

Onze aanpak dat eerst een gedetailleerde inventarisatie van de mail-omgeving wordt uitgevoerd. Daaruit komen diverse aandachtspunten, waarvan men voordat een migratie kan beginnen moet bepalen wat er mee dient te gebeuren. Denk daarbij onder andere aan:

  • Encrypted mail
  • Stored forms
  • Grootte van documenten en bijlagen
  • Stationeries
  • Drafts
  • Mail regels / rules
  • Out of Office
  • Repeterende kalender entries
  • Rooms en Resources
  • Folders
  • Archieven
  • Rechten en Owners
  • User activity
  • Orphan mailfiles
  • Templates (talen)
  • Retentie / bewaarregels

Onze inventarisatie-tools brengen deze aspecten goed in kaart. In overleg met de klant wordt vervolgens de gewenste aanpak en het beoogde resultaat bepaald. De keuze voor de in te zetten migratie-tool kan mede hierop worden afgestemd.

Gebruikt men de Notes client? Is mail toegankelijk vanuit de browser via bijvoorbeeld iNotes of Verse? Is er ondersteuning voor mobiele devices, denk aan Traveler of Nomad?

Binnen organisaties worden berichten vaak automatisch van logo’s, “handtekeningen” en disclaimers voorzien. En hoe zit het met antispam en antivirus? Zijn er wellicht additionele adresboeken beschikbaar? Worden er limieten gehanteerd wat betreft de grootte van mail en bijlagen? Denk aan personen en groepen die men in Notes in het persoonlijk adresboek heeft staan. Ook die zal men vast op de nieuwe omgeving beschikbaar willen hebben.

Bij kalender afspraken moet rekening worden gehouden met zogenaamde repeterende entries en afspraken die aan een bepaalde ruimte, zoals een vergaderkamer, zijn gekoppeld. Reeds gereserveerde kamers kunnen anders op de nieuwe omgeving weer voor iedereen beschikbaar zijn.

Zijn we er dan? Nee, wat in de praktijk nog wel eens over het hoofd wordt gezien, zijn koppelingen van / naar andere systemen. Dat kunnen applicaties binnen Notes zijn die mail versturen of ontvangen, maar bijvoorbeeld ook apparatuur zoals printers, scanners of faxen die berichten uitwisselen. Iedere migratie blijft maatwerk.

Bovenstaande maakt duidelijk dat de inventarisatie en het opzetten van een plan een relatief groot aandeel in de benodigde tijd zal vergen. Het migratie-proces kan daarna worden gestart waarbij het van belang is dat de voortgang en het resultaat goed worden bewaakt. In overleg kiezen we er vaak voor om niet alles ineens te migreren. Wanneer je bijvoorbeeld eerst alle mail- en kalender-entries ouder dan een bepaalde datum migreert, is daarna alleen een nog een korte “update actie” met de recente gegevens nodig. Een extra “naveeg” proces zorgt er daarna voor dat de eventueel “nog net gemiste mail”, alsnog wordt overgezet. De periode dat er een “freeze” nodig is, kan zo enorm worden verkort.

We hebben ervaring met mail migratie-tools als “Mail Migration Engine” (MME), “MigrationWiz” en “Transend Migration Console”. De mogelijkheden, de snelheid en het resultaat kunnen onderling nogal verschillen.

Zo kan “MME” bijvoorbeeld na het overzetten van de inhoud van mailfiles naar de O365 omgeving, deze vervolgens blijven synchroniseren. Zo kunnen de wijzigingen in Notes nog steeds in O365 worden bijgewerkt. Op het moment dat de medewerker overstapt naar de nieuwe mailomgeving, wordt de inhoud geheel in sync gebracht met de Notes mailfile.

 

Applicaties

Een standaard oplossing voor het migreren/archiveren van applicaties is er niet. Gegevens in Notes zijn mogelijk opgeslagen met rechten op document- en veld-niveau. Documenten kunnen aan elkaar gerelateerd zijn in de vorm van parents en responses. Denk aan functionaliteit op basis van formules, code en agents. Dat applicaties uit meerdere databases kunnen bestaan of uit andere bronnen bepaalde gegevens haalt, maakt het nog uitdagender.

In het geval van applicaties zal er eigenlijk meer sprake zijn van het exporteren en/of het archiveren van data. Geëxporteerde Notes data kan vervolgens in een applicatie op een ander platform worden geïmporteerd zodat men daar, waar mogelijk, over dezelfde gegevens beschikt. Dat dit in de praktijk nogal wat beperkingen kan hebben zal duidelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan Rich text velden in Notes. Opgemaakte tekst, tabellen, afbeeldingen, attachments en doclinks kunnen wat hoofdbrekens kosten. En Notes kent op meerdere niveaus verschillende rechten voor groepen en personen, weer iets om rekening mee te houden.

We zien dan ook dat men er regelmatig voor kiest om de Domino omgeving ten behoeve van sommige applicaties nog (een tijdje) aan te houden. Naast het behouden van Notes clients voor de gebruikers, kan worden gedacht aan oplossingen in een browser zoals door het gebruik van xPages of met behulp van Nomad.

Wanneer de data van een applicatie alleen nog geraadpleegd hoeft te worden, kan voor archiveren worden gekozen. Een van de opties hierbij is het exporteren naar het PDF formaat. Het nadeel is het verlies van de Domino security. Daarnaast moet er iets geregeld worden voor de toegang tot de PDF’s.

Naast de punten die hierboven bij mail al zijn genoemd, kunnen onze inventarisatie-tools tevens gedetaileerde gegevens verzamelen van:

  • Scheduled agents
  • Design code

 

De praktijk

Zodra we in een organisatie worden betrokken bij een migratie project, denkt men meestal al aan één van de volgens scenario’s:

  1.  Alles ineens migreren. Migreer alle mailfiles en applicaties zo snel als mogelijk naar een nieuw platform.
  2.  Migreer eerst alle mail. Migreer daarna de applicaties gefaseerd.
  3.  Migreer de mail en laat de applicaties die nog gebruikt worden op een Domino platform staan.

De ervaring leert dat men aanvankelijk wil kiezen voor optie A maar eindigt met optie C.

Als bezwaar voor optie C wordt dan nog wel genoemd dat er nog steeds Domino servers en beheerders binnen de organisatie nodig zijn. Als alternatief kan echter aan het uitbesteden hiervan en het elders “hosten” worden gedacht. De kosten hiervoor kunnen mogelijk worden beperkt door daarbij uit te gaan van het aantal gebruikers dat daadwerkelijk de applicaties of gearchiveerde data heeft geraadpleegd. De noodzaak voor een “native” Notes client kan vervallen als de toegang vanuit een browser kan worden geregeld.

 

Dus vooral . . .

 . . . breng zowel de huidige als toekomstige “omgeving en infrastructuur” goed in kaart voor je begint.